MYOB part 7 Banking

Pada session ini akan dibahas tentang transaksi yang berhubungan dengan kas/bank, baik transaksi penerimaan kas (receive money) pengeluaran kas (spend money), rekonsiliasi (renconcile accounts) sampai pada pencetakan bukti (cek), dalam modul banking ini pula anda dapat memindahbukukan saldo dari rekening satu ke rekening lainnya.  Semua transaksi pada modul banking juga dapat ditampilkan secara mendetail terurut berdasarkan tanggal transaksi.

Receive money merupakan menu mencatat transaksi penerimaan kas/bank, selain dari penerimaan pelunasan piutang dari pelanggan seperti pendapatan bunga bank, penerimaan tambahan modal, penerimaan pinjaman uang dan sebagainya.

Contoh kasus :

1. Pada tanggal 12 Januari pemilik melakukan investasi tambahan sebesar Rp 50.000.000, Rp 15.000.000 untuk menambah saldo kas dan sisanya disetorkan ke bank Abadi.

2. Tanggal 20 Januari pemohonan perusahaan untuk mendapatkan kredit investasi usaha kecil disetujui oleh pihak Bank Sembada, dana senilai Rp 10.000.000 kemudian disetorkan ke rekening kas kecil.

Kas kecil                                    Rp 10.000.000
Hutang Bank Sembada         Rp 10.000.000

3. Tanggal 31 januari tercatat pada rekening bank, bunga untuk Bank Abadi senilai Rp 55.000 dan Bank jaya Rp 150.000.

Untuk mencatat transaksi di atas, ikuti langkah berikut:

1. Buka program Myob accounting plus v 13, buka file Graha Motor anda.
2. Dalam jendela Command centre aktifkan modul banking.
3. Selanjutnya dalam modul banking, klik receive money untuk mengaktifkan kotak dialog receive money.
4. Pastikan tombol opsi berada pada pilihan Deposit to account serta akun yang tercatat adalah kas.
5. Pastikan kotak cek Tax inclusive ditandai.
6. Kosongkan kotak Payor karena pemilik perusahaan tidak terdaftar pada card file.
7. Ketik 15000000 dalam kotak isian amount received.
8. Dalam kotak payment method klik panah drop down, kotak dialog select from list akan ditampilkan, pilih cash, dan klik Use method.
9. Ketik investasi tambahan, dalam kolom memo, sebagai keterangan transaksi.
10. Biarkan kolom ID# dalam keadaan default, pada kolom dateisistanggal transaksi 12/01/2007.
11. Klik anak panah kolom acc#, tampil kotak dialog select from list untuk pencarian cepat no akun pada kolom Look for ketik 3-1100 klik Use account.
12. Kolom acc# nama dan account akan terisi.  Tampilan akan seperti gambar berikut:
13. Terakhir klik record untuk menyimpan hasil pencatatan transaksi ini.
14. Kotak dialog akan ditampilkan kembali dalam keadaan kosong.
15. Perhatikan kembali contoh kasus anda teruskan pencatatan transaksi yang pertama, kedua dan ketiga dengan mengulangi langkah 4 s.d. 13.

A. Find Transastion.

Fasilitas find transaction digunakan untuk pencarian transaksi.  Transaksi akan ditampilkan per akun dan semua akun, dengan periode transaksi yang dapat ditentukan, anda juga dapat melihat saldo awal, nilai penambahan, nilai pengurangan dan saldo akhir akun.  Selain menampilkan pada jendela find transaction anda juga dapat mengedit dan menghapus transaksi yang telah terjadi.

 1. Mencari dan menampilkan transaksi
Untuk mencari sekaligus menampilkan transaksi yang telah dicatat, ikuti langkah berikut :

1. Pastikan kotak dialog receive money masih dalam keadaan aktif, kemudian klik tombol anak panah kolom balance.
2. Kotak dialog find transaction tab account akan ditampilkan.  Pastikan kolom search by: account kas kecil, dalam kolom Dated from : 01/01/07 To : 31/01/07.
3. Semua transaksi yang berhubungan dengan akun kas kecil ditampilkan.  Anda dapat melihat saldo awal (beginning balance) , nilai debit, nilai kredit dan saldo akhir pada bagian bawah jendela.  Selanjutnya untuk menampilkan transaksi penerimaan saja, anda klik tombol advance seperti gambar berikut:
4. Akan tampil kotak dialog advance filters, klik panah drop downsource journal, pilih receipts. Klik OK.
5. Hasilnya hanya transaksi penerimaan untuk kas kecil saja yang ditampilkan.  Jika tidak ada transaksi yang ingin diperbaiki atau dihapus anda dapat langsung menutup kotak dialog Find Transaction dengan mengklik tombol close dan menutup kotak dialog received money dengan mengklik Cancel.

2. Memperbaiki Transaksi

Apabila pada saat semua transaksi telah ditampilkan, maka perhatikan, jika terdapat kesalahan atau kekurangan pencatatan trasaksi, Anda dapat memperbaiki dengan cara berikut:

1. Pastikan kotak dialog find transaction masih dalam keadaan aktif.
2. Selanjutnya klik anak panah pada transaksi yang akan diperbaiki.
3. Kotak dialog receive money ditampilkan.
4. lakukan perubahan yang anda inginkan, klik OK untuk menyimpan hasil perubahan yang telah dilakukan.
5. Anda akan dibawa kembali dalam kotak dialog find transaction perubahan yang telah dilakukan akan ditampilkan dalam kotak dialog ini.

3. Menghapus Transaksi

Bila transaksi yang dicatat salah dan anda ingin menghapusnya ikuti langkah berikut :

1. Pastikan kotak dialog find transaction masih dalam keadaan aktif.
2. Selanjutnya klik anak panah salah satu transaksi yang akan dihapus.
3. Setelah kotak dialog receive money ditampilkan, berikutnya klik menu edit I delete deposit transaction.
4. Hasilnya transaksi akan terhapus dari kotak dialog receive money.
5. Klik cancel untuk menutup kotak dialog receive money. Terakhir klik tombol close, untuk menutup kotak dialog find transaction.

Spend money digunakan sebagai menu untuk mencatat pengeluaran uang selain untuk membayar hutang dagang, misal seperti membeli peralatan, membayar gaji dan sebagainya.

B. Pengeluaran Uang (Spend Money).

Contoh Kasus:
1. Tanggal 8 januari 2007 peruahaan membeli peralatan senilai rp 1000.000 yang dibayar melalui akun kas.
Peralatan       Rp 1.000.000
Kas                   Rp 1.000.000
2. Tanggal 30 Januari 2007 membayar gaji karyawan senilai Rp 7.500.000 melalui bank Abadi.
Beban gaji   (wages & salaries) Rp 7.500.000
Kas                             Rp 7.500.000
Berikutnya untuk mencatat transaksi di atas, ikuti langkah berikut :

1. Dalam modul banking klik Spend money untuk mengaktifkan kotak dialog Spend Money.
2. Pastikan tombol opsi berada pada pilihan Pay from account serta akun yang tercatat adalah kas.
3. Pastikan kotak cek Tax inclusive ditandai.
4. Kosongkan kotak card dan payee.
5. Ketik peralatan kantor, dalam kolom memo, sebagai keterangan transaksi.
6. Klik kolom date isi tanggal transaksi 08/01/07.
7. masukkan 1000000 dalam kotak isian amount.
8. Pada kolom acc#  klik panah drop down, dalam kotak dialog select from list pilih akun 1-2110 Peralatan kantor, klik Use account.
9. Kolom acc#, Name dan amount akan terisi.  Tampilan akan seperti gambar berikut:
10. Terakhir klik record untuk menyimpan hasil pencatatan transaksi.
11. Kotak dialog akan ditampilkan kembali dalam keadaan kosong.
12. Perhatikan kembali contoh kasus, anda teruskan pencatatan transaksi kedua dengan mengulangi langkah 2 s.d. 11.

C. Bank Register.

Jika yang selama ini dibahas adalah selalu memasukkan transaksi melalui modul masing-masing, hal seperti itu dapat dilakukan hanya melalui satu menu saja yaitu bank register, khususnya untuk account list dengan tipe detail cheque account.  Di dalam Bank register anda dapat melihat mutasi setiap akun kas/bank sekaligus mencatatkan transaksi lewat menu tersebut, tidak hanya itu saja melalui menu ini anda juga dapat memindahbukukan saldo dari akun satu ke akun lainnya.

Beberapa transaksi yang dapat dicatat pada menu Bank Register diantaranya:

1. Spend money : Transaksi pengeluaran uang.
2. Receive mone : Transaksi penerimaan uang.
3. Enter sale : Transaksi penjualan lain-lain (tunai).
4. Receive payment : Transaksi penerimaan pelunasan piutang.
5. Enter purchase : Transaksi pembelian lain-lain (tunai).
6. Pay bill : transaksi pembayaran hutang.

Contoh kasus :
1. Tanggal 15 Januari perusahaan menerima pelunasan piutang dari Melati Motor senilai Rp 12.000.000.
Bank  Jaya                Rp 12.000.000
Piutang dagang (Melati Motor)       Rp 12.000.000
2. Tanggal 16 Januari dari akun Bank Jaya ditransfer uang sebesar rp 10.000.000 untuk dimasukkan ke dalam akun Bank Abadi.
Bank Abadi                Rp 45.000.000
Bank Jaya                Rp 45.000.000
3. Tanggal 17 Januari perusahaan melunasi hutangnya kepada Federal Motor senilai Rp xxx dengan potongan Rp xxx.
Hutang dagang                                          Rp 86.350.000
Pendapatan diskon (diskon taken)   Rp 2.772.000
Bank Abadi                                                 Rp 83.578.000
Berikutnya untuk mencatat beberapa transaksi di atas, anda dapat mengikuti langkah berikut :

1. Dalam modul banking klik bank register untuk emngaktifkan kotak dialog bank register.
2. Dalam kolom account anda klik panah drop down disebelahnya, kotak dialog select from list akan ditampilkan pilih akun Bank Jaya klik use account.
3. Untuk interval tanggal transaksi anda pastikan kolom dated from : 01/01/2007 dan To: 31/01/2007.
4. Hasilnya semua transaksi yang berkaitan dengan akun ini akan ditampilkan secara kronologis pada table bank register ini.  Untuk saldo akun dapat dilihat pada kolom balance.
5. Berikutnya pada kolom type anda pilih tipe transaksi  receive payment karena ini merupakan transaksi pelunasan hutang.
6. Tekan tombol tab, pada kolom ID# (nomor kode) missal anda isi BJ 005, tekan tombol tab.
7. Dalam kolom date, anda isi 15/01/2007 (sesuai transaksi pertama).
8. Klik panah drop down pada kolom customer pilih pelanggan Melati Motor dalam kotak dialog select from list, kemudian klik tombol use customer.
9. Berikutnya klik kolom amount ketik 12000000.
10. Klik tombol split……, kotak dialog receive payments akan ditampilkan.
11. Jika pengisian sebelumnya benar secara langsung anda klik tombol record, untuk menimpan pencatatan transaksi ini.
12. Anda akan dibawa kembali pada kotak bank register, hasil pencatatan tadi akan ditampilkan dalam table transaksi.
13. Untuk transaksi kedua, pastikan kotak dialog bank register masih dalam keadaan aktif, untuk kolom account anda pilih akun bank abadi.
14. Pastikan interval tanggal transaksi untuk kolom Dated from : 01/01/2007 dan To : 31/01/2007.
15. Berikutnya pada kolom type anda pilih transaksi receive money.
16. Tekan tombol tab, pada kolom ID # (nomor kode) missal andaisisBA-004 tekan tombol tab.
17. Dalam kolom date, anda isi 16/01/2007 (sesuai transaksi kedua).
18. Kosongkan kolom card, klik kolom amount isi 45000000.
19. Klik panah drop down pada kolom account, kotak dialog select from list akan ditampilkan, pilih akun bank jaya, klik use account.
20. Pastikan kolom Tax terisi dengan kode pajak N-T jika tidak klik panah drop down untuk mengaktifkan kode pajak tersebut.
21. Klik kolom memo, ketik “Transfer dari bank jaya”.
22. Terakhir klik tombol record untuk menyimpan hasil pencatatan transaksi ini.
23. Pastikan pencatatan transaksi pemindahan uang telah tampil pada table transaksi dan nilai saldo untuk bank Abadi telah bertambah menjadi Rp 84.055.000. karena dengan dana tersebut akan dibayarkan hutang kepada Federal Motor sesuai transaksi  ketiga.
24. Untuk transaksi ketiga, pastikan kotak dialog bank register masih dalam keadaan aktif langsung saja anda ubah tipe transaksi menjadi Pay bill.
25. Isi kolom Cheque No: BA-005, date : 17/01/2007 dan supplier: federal Motor.
26. Selanjutnya myob akan menampilkan kotak konfirmasi yang menanyakan apakah anda ingin membebankan retur pembelian yang terjadi klik tombol apply debits.
27. Kembali myob akan memanpilkan kotak konfirmasi untuk meakinkan pembebanan retur pembelian ini. Klik OK.
28. Saldo piutang untuk supplier federal Motor akan ditampilkan dalam kolom A/R balance yaitu senilai Rp 86.350.000.
29. Klik kolom amount isi Rp. 83.578.000 (diketik 83578000), catatan tanggal beli 07/01/2007 karena tanggal bayar masih dalam masa potongan sesuai syarat pembayaran yaitu 3/10, n/30, dengan perhitungan harga pembelian 9sebelum retur) – diskon = Rp 92.400.000 – 3% (2.772.000) = 83.578.000.
30. Klik tombol split…, kotak dialog pay bills akan ditampilkan.  Jika pengisian sebelumnya benar maka akan tampak seperti gambar 7.20.
31. Secara langsung anda klik tombol record, akan tampil konfirmasi myob accounting anda klik Print later untuk menunda pencetakan.
32. Anda akan dibawa kembali pada kotak dialog bank register, hasil pencatatan tadi akan ditampilkan dalam table transaksi.  Klik close.

D. Reconcile Account.

Fasilitas reconcile accounts digunakan untuk merekonsiliasi antara catatan menurut bank dengan catatan menurut perusahaan.
Contoh kasus:
Berikut rekening koran dari Bank jaya dan laporan bank register catatan perusahaan :
Setelah rekening Koran dengan catatan bak register perusahaan dibandingkan ada perbedaan transaksi dan saldo.  Menurut buku bank perusahaan saldo bank jaya sejumlah Rp 2.876.875 tetapi menurut rekening Koran saldonya Rp 1.846.875.
Setelah diperiksa satu per satu, ditemukan beberapa data yang tidak ada catatan perusahaan tetapi di rekening Koran ada atau sebaliknya.
Berikut adalah data perbedaan tersebut:
-Biaya administrasi Bank Jaya Januari sebesar Rp 30.000,- (Credit/withdarwl)
- Tanggal 16 Januari setoran untuk bank abadi tercatat oleh perusahaan Rp 45.000.000,- namun uang yang disetor sebenarnya senilai Rp 46.000.000 (credit/withdrawl)
Ikuti langkah berikut untuk melakukan proses rekonsiliasi :

1. Dalam modul banking klik reconcile accounts untuk mengaktifkan kotak dialog reconcile accounts.  Lihat gambar 7.25.
2. Pada kolom accounts, anda pilih akun Bank Jaya.
3. Selanjutnya untuk kolom bank statement date, ketik tanggal 31/01/07 lalu tekan tab, maka akan tampil semua transaksi yang pernah terjadi sampai pada tanggal tersebut.
4. Klik tombol Bank Entry, tampil kotak dialog record service charges and interest earned.
5. Pada bagian service charge, anda isi service charge : 30000, Expense account: 9-1000 Interest expense dan memo: Biaya adm Bank jaya Jan 2007.
6. Kemudian klik tombol record untuk menyimpan.  Anda akan kembali ke kotak dialog reconcile accounts, perhatikan baris transaksi Biaya adm Bank Jaya Jan 2007 diberi tanda centang.
7. Klik anak panah pada transaksi BA-004, akan tampil kotak receive Money, anda ganti nilai amount receive 46.000.000, tekan tab lalu klik OK.
8. Dengan panduan rekening Koran Bank, berikutnya anda memberikan tanda centang pada tiap baris transaksi yang ada pada tabel, sehingga kolom calculated balance otomatis terisi dengan nilai 1.846.875.
9. Untuk kolom New statement balance anda isikan sebesar saldo yang dilaporkan di rekening Koran 1.846.875 tekan Enter.  Setelah jumlah calculated statement balance dan new statement balance pastikan nilai Out of balance : 0 (nol), selanjutnya klik tombol reconcile.
10. Tampil konfirmasi yang menanyakan apakah Anda benar-benar ingin melakukan rekonsiliasi secara langsung atau mencetak terlebih dahulu hsil rekonsiliasi.  Klik tombol reconcile untuk memproses rekonsiliasi.
11. Setelah proses rekonsiliasi selesai, akan tampil kembali kotak dialog Reconcile accounts, dengan tabel kosong yang artinya tidak ada lagi sisa transaksi yang akan di rekonsiliasi untuk bulan berikutnya.
12. Klik tombol cancel untuk menutup kotak dilog reconcile accounts.

E. Laporan Bank.
Semua transaksi yang telah anda catat pada modul banking dapat dilihat pada laporan banking.
Ikuti langkahnya berikut:

1. Dari jendela command centre, anda klik command panel : reports lalu klik banking.
2. Kemudin tampil jendela Index to reports untuk menampilkan laporan bank register, dalam kotak name pilih Cheques and deposits I bank register, lalu klik tombol customize.
3. Kotak dialog report cutomisation – bank register ditampilkan.  Tentukan periode laporan pada kolom dated from ketik 01/01/2007 dan kolom To 31/01/07, kemudian klik tombol display.
4. Hasilnya report display menampilkan laporan bank register untuk akun-akun yang bertipe detail cheque accounts yaitu Kas, Kas kecil, Bank abadi dan Bank jaya.
5. Laporan ini dapat langsung anda cetak dengan mengklik tombol print atau jika anda ingin men-export ke program lain klik tombol Send to misal ke program Excel maka klik send to I  Excel. Atau jika tidak klik tombol close untuk menutup jendela report display dan index to report.  Anda juga dapat menampilkan laporan-laporan lainnya dengan menentukan pilihan laporan pada jendela Index to report.