Minggu, 24 Februari 2013

MYOB part 5 Sales

Pada session ini akan dibahas tentang ruang lingkup transaksi penjualan (sales), baik itu penawaran barang, pesanan, faktur penjualan, mencatat retur penjualan serta pelunasan dari pelanggan. Penjualan merupakan sumber pendapatan bagi perusahaan dagang, untuk itu dalam session ini juga akan dibahas bagaimana menyajikan laporan penjualan yang dapat dianalisis.

A. Mencatat Transaksi.

Berikut beberapa transaksi penjualan, retur penjualan dan pelunasan piutang selama periode Januari 2007.
1. Tanggal 10 Januari dijual kepada Galih Motor beberapa unit kendaraan dengan rincian sebagai berikut :
2. Tanggal 15 Januari PT Graha Motor menerima pelunasan piutang dari Toko Galih Motor dan Toko Tunas Motor masing-masing sebesar Rp 7.000.000 dan Rp 13.500.000.
3. Tanggal 20 Januari setelah diperikasa terdapat barang yang rusak atau cacat, antara lain :
Untuk mencatat transaksi di atas ikuti langkah berikut :
  1. Buka program Myob accounting plus v13, buka file Graha Motor anda.
  2. Dalam jendela Command centre aktifkan modul sales.
  3. Selanjutnya dalam modul sales, klik enter sales untuk mengaktifkan kotak dialog Sales – New Service.
  4. Perhatikan Gambar 5.2.  tentukan status penjualan dengan mengklik panah drop down sisi kiri atas, berikut penjelasannya:
  • Invoice, jika anda ingin membuat faktur penjualan
  • Order, jika anda ingin membuat pesanan penjualan
  • Quote, jika anda ingin membuat penawaran barang
  1. Perhatikan kembali Gambar 5.2. anda klik tombol layout.
    • Service, bentuk layout ini digunakan ketika anda tidak menjual suatu barang dan bukan bukan merupakan persediaan barang perusahaan.
    • Item, bentuk layout ini digunakan ketika anda menjual suatu barang dari daftar barang yang tersedia pada item list.
    • Professional, penggunaan layout professional ketika melakukan penagihan jasa dari para pelanggan anda.
    • Time billing, layout ini digunakan untuk melakukan penagihan atas penjualan jasa tercatat pada kartu aktivitas (activity slip).
    • Miscellaneous, penggunaan layout ini ketika anda mencatat penjualan dimana format tidak untuk dicetak atau untuk melakukan penyesuaian penjualan.
  2. Klik opsi item kemudian klik tombol OK.
  3. Selanjutnya untuk memasukkan transaksi pertama, tekan tombol tab, pilih pelanggan Toko Galih Motor dari kotak Select from list, kemudian klik Use Customer.
  4. Kotak terms akan menampilkan termin pembayaran sesuai dengan penyuntingan untuk pelanggan ini pada Card File terdahulu.
  5. Jangan tandai kotak periksa Tax Exclusive, karena barang tidak akan dibebankan pajak.
  6. Selanjutnya alamat perusahaan otomatis ditampilkan pada kotak ship to ketika anda memilih pelanggan ini.
  7. Pada kolom Invoice# ketik nomor penjualan tidak melebihi 8 karakter missal 00000001 lalu tekan tombol tab.
  8. Untuk kolom date ketik tanggal transaksi yaitu 10/01/07 lalu tekan tab.
  9. Pada kolom cutomer PO# anda ketik 2225 untuk nomor surat pesanan.
  10. Masukkan jumlah barang yang dikirim pada kolom ship, ketik 3, lalu tekan tab.
  11. Kosongkan kolom Backoder karena tidak ada tunggakan pesanan tekan tab dua kali.
  12. Pada kotak dialog Select from list yang tampil pilih Tossa Prima klik Use item.
  13. Nama barang akan ditampilkan pada kolom description, tekan tombol tab.
  14. Harga jual langsung ditampilkan pada kolom price (sesuai penyuntinan selling price pada card file terdahulu) yaitu senilai Rp 7.500.000.  lalu tekan tombol tab.
  15. Kosongkan kolom dics% tekan tab harga total harga akan tampil pada kolom total.
  16. Kosongkan kolom Job, dan pastikan kolom Tax terisi PPN.
  17. Ulangi langkah 14 s.d. 20 untuk memasukkan item barang selanjutnya (untuk transaksi pada tanggal yang sama).
  18. Jika terdapat biaya pengangkutan dapat diisi pada kolom Freight, dalam hal ini kosongkan.  Perhatikan kembali pastikan kolom tax sejajar dengan kolom Freight terisi dengan PPN.
  19. Jika terdapat pembayaran uang muka maupun pelunasan dapat dicatat pada kolom Paid Today, dalam hal ini kosongkan.

B. Mencatat Penjualan Berulang.

1. Menyimpan penjualan berulang (Save recurring)
Apabila anda sering melakukan penjualan berulang atau sekedar ingin menyimpan format penjualan, anda dapat memanfaatkan fasilitas Save recurring untuk mempercepat kerja anda.
Berikut langkah menyimpan transaksi berulang :
1. Pastikan kotak dialog sales – new item masih dalam keadaan aktif.
2. Selanjutnya klik tombol save recurring.
3. Tampil kotak dialog save recurring template, masukkan nama transaksi pada kolom Nama, misal penjualan : Toko Galih Motor.
4. Masukkan frekuensi terjadinya transaksi penjualan, Monthly atau tiap satu bulan.
5. Masukkan tanggal penggunaan transaksi ini kembali (tanggal biasa terjadi) pada kolom Remind Every Month on the, missal 10th.
6. Terakhir klik tombol save template untuk menyimpannya.
7. Kembali ke kotak sales-new item klik tombol record untuk menyimpan penjualan yang pertama.etelah menerima kotak sales – new item akan ditampilkan kembali dalam keadaan kosong.
2. Menggunakan penjualan berulang (Use recurring).
Untuk menggunakan transaksi penjualan berulang yang sebelumnya telah disimpan, ikuti langkah berikut :
  1. Pastikan kotak dialog sales – new item masih dalam keadaan aktif.
  2. Selanjutnya klik tombol use recurring yang akan menampilkan kotak dialog sales register tab recurring templates berikut.
  3. transaksi penjualan berulang yang telah anda catat akan ditampilkan dalam kotak dialog ini.
  4. Pilih transaksi, klik use recurring.
  5. Kotak dialog sales – new item kembali ditampilkan.
  6. Apabila transaksi akan digunakan atau terdapat penambahan dan perubahan yang anda inginkan, masukkan kemudian klik tombol record (dalam hal ini anda klik Don’t record karena transaksi belum digunakan sekarang namun akan digunakan pada bulan berikutnya).
  7. Kotak dialog sales – new item kembali ditampilkan, klik cancel. Kembali ke kotak dialog sales register klik close untuk menutupnya.

D. Mencatat Pelunasan Piutang.

Dalam modul sales anda dapat memanfaatkan fasilitas pada menu receive payments untuk mencatat pelunasan piutang. Fasilitas receive payments dalam modul banking juga memiliki fungsi yang sama. Untuk mencatat pelunasan piutang yang terjadi pada transaksi nomor dua, ikuti langkah berikut :
  1. Pada modul sales, klik receive payments untuk mengaktifkan kotak dialog receive payments.
  2. Opsi Deposit from account telah ditandai dengan akun penerimaan piutang yaitu bank jaya hal ini sesuai dengan pengaturan pada link sales account pada session terdahulu.
  3. Kemudian klik anak panah pada bagian customer pilih pelanggan Toko Galih Motor dari kotak dialog Select from list lalu klik Use Customer.
  4. Rincian piutang Toko Galih Motor ditampilkan.  Lihat Gambar 5.12.
  5. Tempatkan cursor klik kolom date ketik tanggal pelunasan 15/01/07.
  6. Klik kolom amount received, ketik 7000000.  Berikutnya klik di kolom Amount applied, nilai penerimaan akan ditampilkan.
  7. Tekan tombol tab hasilnya kolom Total applied dan total received juga akan terisi dengan nilai penerimaan.
  8. Klik tombol record untuk menyimpan pelunasan piutang dari Toko Galih Motor.
  9. Transaksi telah disimpan, kotak dialog Receive payments ditampilkan kembali dalam keadaan kosong.  Klik tombol cancel untuk menutup kotak dialog ini.

E. Pencatatan Retur Penjualan.

Retur penjualan dapat terjadi karena pelanggan mengembalikan pesanan disebabkan pengiriman barang yang tidak sesuai pesanan atau terdapat kerusakan pada barang.  Pencatatan retur penjualan akan mengakibatkan berkurangnya saldo akun piutang dan menambah akun persediaan.
Untuk mencatat retur penjualan yang terjadi pada transaksi soal 3, ikuti langkah berikut:
  1. Pada modul sales, klik sales register untuk mengaktifkan kotak dialog sales register.
  2. Dalam kotak dialog sales register klik tab returns dan credits, dan klik tombol new sales, untuk memasukkan transaksi retur penjualan.
  3. Selanjutnya tampil kotak dialog sales – new item tekan tombol tab pilih nama customer Toko Galih Motor dari kotak dialog select from List lalu klik tombol Use customer.
  4. atur format layout menjadi item.
  5. Klik kolom invoice #, ketik kode retur R-001 tekan tab.
  6. Pada kolom date isi tanggal transaksi ketik 20/01/07.  Kemudian tekan dua kali tombol tab.
  7. Dalam kolom Ship, ketik-1 tekan tiga kali tombol tab.
  8. Selanjutnya tampil kotak dialog select from list pilih Tossa Prima lalu klik tombol Use Item.
  9. Tekan tombol tab.  Hasilnya kolom price dan total akan terisi.  Pastikan kolom tax sejajar dengan kolom Freight terisi dengan PPN.
  10. Langkah terakhir klik tombol record, untuk menyimpan transaksi retur penjualan ini.
  11. Kotak dialog Sales – New Item akan ditampilkan kembali dalam keadaan kosong, klik tombol Cancel untuk menutup kotak dialog ini.
  12. Anda akan dibawa kembali pada kotak dialog Sales register, hasil pencatatan retur penjualan untuk transaksi nomor 3 akan ditampilkan disini.  Selanjutnya klik tombol close untuk menutup kotak dialog ini.

F. Menampilkan dan Memperbaiki Jurnal Transaksi.

1. Menampilkan Jurnal transaksi
Untuk menampilkan saldo awal piutang, jurnal penjualan, penerimaan piutang maupun retur penjualan yang telah anda catat sebelumnya.  Ikuti langkah berikut:
  1. Dalam modul sales, klik transaction journal untuk mengaktifkan kotak dialog transaction journal.
  2. Untuk menampilkan saldo awal piutang, jurnal transaksi penjualan dan retur penjualan pastikan anda berada pada tab sales, selanjutnya dalam kolom dated from ketik 01/01/07, tekan tab lalu pada kolom To ketik 31/01/07, lalu tekan tab lagi untuk menampilkan jurnal transaksi.
  3. Sedangkan untuk menampilkan jurnal transaksi penerimaan piutang anda klik tab receipts.  Hasilnya jurnal transaksi penerimaan piutang akan tampak seperti ilustrasi.
2. Memperbaiki Jurnal transaksi
Apabila pada saat semua jurnal transaksi telah ditampilkan, maka perhatikan jika dalam pencatatan jurnal terjadi kesalahan atau kekurangan anda dapat memperbaiki kesalahan ataupun kekurangan tersebut dengan cara sebagai berikut:
  1. Pastikan kotak dialog transaction journal masih dalam keadaan aktif.
  2. selanjutnya klik anak panah pada jurnal yang akan diperbaiki.
  3. Kotak dialog sales – edit item ditampilkan.
  4. Perbaikilah, lalu klik tombol OK untuk menyimpan hasil perubahan yang telah dilakukan.
  5. Anda akan dibawa kembali dalam kotak dialog transaction journal perubahan yang telah dilakukan akan ditampilkan dalam kotak dialog ini.
3.  Menghapus jurnal transaksi
Bila transaksi penjualan, retur penjualan dan penerimaan piutang yang telah kita catat ternyata salah atau tercatat 2 kali, anda dapat menhapusnya dengan langkah sebagai berikut :
  1. Pastikan kotak dialog transaction jurnal masih dalam keadaan aktif.
  2. Selanjutnya klik anak panah salah satu jurnal transaksi pada kotak dialog transaction journal yang akan dihapus.
  3. Setelah kotak dialog sales edit item ditampilkan berikutnya klik menu edit I delete sale.
  4. Hasilnya transaksi akan terhapus dari kotak dialog transaction journal.
  5. Terakhir klik tombol close, untuk menutup kotak dialog transaction journal.
4. Laporan Penjualan.
Anda dapat melihat laporan-laporan yang berhubungan dengan aktivitas penjualan selama periode yang diinginkan.  Ikuti langkahnya berikut:
  1. Dari jendela command centre anda klik command panel; reports lalu klik sales.
  2. kemudian tampil jendela index to reports, untuk menampilkan laporan penjualan per pelanggan, dalam kotak name pilih customer I sales detail, lalu klik tombol customize.
  3. Kotak dialog report customization – sales detail ditampilkan.  Tentukan periode laporan, pada kolom dated from ketik 01/01/2007 dan kolom To 31/01/07, kemudian klik tombol display.
  4. Hasilnya laporan penjualan report display akan menampilkan laporan penjualan, retur penjualan dan pembayaran sesuai periode laporan yang telah ditentukan.
  5. Laporan ini dapat langsung anda cetak dengan mengklik tombol print atau jika anda ingin men-export ke program lain klik tombol send to misal ke program excel maka klik send to I excel.
Anda juga dapat menampilkan laporan-laporan lainnya dengan menetukan pilihan laporan pada jendela Index to report.
Diposting oleh di

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)