MYOB part 4 Purchases

Pada tutorial bagian ini akan dibahas tentang ruang lingkup transaksi pembelian (purchases).  MYOB memberikan kemudahan dalam membuat permohonan pembelian, mencatat pesanan pembelian, dan membuat faktur pembelian.  Transaksi retur pembelian dan pembayaran hutang serta penyajian laporan yang terkait dengan pembelian dan pembayaran hutang serta penyajian laporan yang terkait dengan pembelian dan hutang dagang jangan lupa dibahas dalam sesi ini. Baik, kita awali  dengan contoh kasus  di bawah ini.

A. Mencatat Transaksi.

Berikut beberapa transaksi pembelian, retur pembelian dan pembayaran hutang yang dilakukan Graha Motor di bulan Januari 2007.

1. Tanggal 7 Januari dibeli barang kepada Federal Motor dengan rincian sebagai berikut :

2. Tanggal 13 januari dibayar kepada Federal Motor uang sejumlah Rp 16.000.000.

3. Tanggal 22 Januari setelah diperiksa terdapat barang yang rusak atau cacat antara lain :

Barang tersebut kemudian dikembalikan kepada Federal Motor. Untuk mencatat transaksi di atas ikuti langkah berikut :

1. Buka program Myob accounting plus v13, buka file Graha Motor Anda.
2. Dalam jendela Command centre aktifkan modul Purchases.
3. Selanjutnya dalam modul purchases, klik enter purchases untuk mengaktifkan kotak dialog Purchases- New Service.
4. Tentukan status pembelian dengan mengklik panah drop down, berikut penjelasannya. Selanjutnya, anda klik tombol Layout.
5. Kemudian, klik opsi item kemudian klik tombol OK Format purchases – new item ditampilkan.
6. Untuk memasukkan transaksi pertama, tekan tombol tab, pilih penyalur Federal Motor dari kotak Select from list, kemudian klik use supplier.
7. Kotak Terms akan menapilkan termin pembayaran sesuai dengan penyuntingan untuk penyalur ini pada card file terdahulu.
8. Uncheck kotak periksa Tax Inclusive, karena barang tidak akan dibebankan pajak.
9. Selanjutnya alamat perusahaan otomatis ditampilkan pada kotak Ship to ketik Anda memilih penyalur ini.
10. Pada kolom Purchase # ketik nomor pembelian tidak melebihi 8 karakter misal 00000001 lalu tekan tombol tab.
11. Untuk kolom Date ketik  tanggal transaksi yaitu 07/01/07, lalu tekan tab.
12. Pada kolom supplier Inv# anda ketik 1525 sebagai nomor faktur penjualan dari pemasok.  Sebagai ilustrasi lihat Gambar 4.6.
13. Masukkan jumlah barang yang diterima pada kolom Received, ketik 2, lalu tekan tab.
14. Kosongkan kolom Backorder karena tidak ada tunggakan pesanan, tekan tab dua kali.
15. Pada kotak dialog select from list pilih Astrea supra, klik use item.  Lihat Gambar 4.7.
16. Nama barang akan ditampilkan pada kolom description, tekan tombol tab.
17. Ketik 7750000 pada kolom Price sebagai harga beli barang ini, tekan tab.
18. Kosongkan kolom Dics%, tekan tab harga total harga akan tampil pada kolom Total.
19. Kosongkan kolom job, dan pastikan kolom Tax terisi PPN.
20. Pada versi 13 ini terdapat hal baru yaitu Anda dapat menambahkan baris kosong (insert line), menyisipkan Header line dan subtotal line.  Untuk menambahkan header line, letakkan kursor pada baris pertama, kemudian klik menu edit I insert header.
21. Hasilnya akan ditambahkan header line di atas baris item barang pertama, kolom aktif hanya description anda ketik kelompok astrea dengan teks berwarna abu-abu.
22. Ulangi langkah 14 dan 20 untuk mencatat item barang kedua.
23. Selanjutnya untuk menambahkan subtotal line, tempatkan posisi kursor di bawah item kedua, klik menu Edit I insert subtotal.  Hasilnya baris subtotal akan ditambahkan.
24. Catat item barang berikutnya, dengan menanggulangi langkah 14 s.d 24.
25. Jika terdapat biaya pengangkutan dapat diisi pada kolom Freight, dalam hal ini kosongkan.  Pastikan kolom tax sejajar dengan kolom Freight terisi dengan PPN.
26. Jika terdapat pembayaran uang  muka maupun pelunasan dapat dicatat pada kolom Paid Today, dalam hal ini kosongkan.

B. Mencatat Pembelian Berulang.

1. Menyimpan Pembelian Berulang (Save Reccuring).

Apabila anda sering melakukan pembelian berulang atau sekedar ingin menyimpan format pembelian, anda dapat memanfaatkan fasilitas Save Recurring untuk mempercepat kerja Anda.

Berikut langkah menyimpan transaksi berulang:

1. Pastikan kotak dialog Purchases – New Item masih dalam keadaan aktif.
2. Selanjutnya klik tombol Save Recurring apabila tampil kotak konfirmasi Myob accounting anda klik tombol No.
3. Selanjutnya tampil kotak dialog Save recurring template, masukkan nama transaksi pada kolom Name, misal Pembelian : PT Federal Motor.
4. Pastikan Frequency pembelian terisi dengan monthly atau tiap satu bulan.
5. Pastikan tanggal perulangan traksaksi pada kolom Remind Every tercatat tanggal 7^th.
6. Terakhir klik tombol save template untuk menyimpannya.
7. Kembali ke kotak Purchases – New item klik tombol record untuk menyimpan transaksi pembelian pertama, jika tampil kotak konfirmasi klik No.
8. Setelah tersimpan kotak Purchases – New item akan ditampilkan kembli dalam keadaan kosong.

2. Menggunakan Pembelian Berulang (Use Recurring).

Untuk menggunakan transaksi pembelian berulang yng sebelumnya telah disimpan, ikuti langkah sebagai berikut :

1. Pastikan kotak dialog Purchases – New Item masih dalam keadaan aktif.
2. Selanjutnya klik tombol Use Recurring  yang akan menampilkan kotak dialog Purchases Register tab recurring templates beikut:
3. Transaksi pembelian berulang yang telah Anda catat akan ditampilkan dalam kotak dialog ini.
4. Pilih transaksi, klik Use recurring.
5. Kotak dialog Purchases – New item kembali ditampilkan.
6. Apabila terdapat penambahan atau perubahan yang Anda inginkan, masukkan kemudian klik tombol Record (dalam hal ini Anda klik Don’t Record karena transaksi belum digunakan sekarang namun baru akan digunakan pada bulan berikutnya).
7. Kotak dialog Purchases – New Item kembali ditampilkan dalam keadaan kosong, klik Cancel untuk menutup kotak ini.
8. Kembali ke kotak dialog Purchases Register klik Close untuk menutupnya.

C. Mencatat Pembayaran Hutang.

Sesuai dengan transaksi yang kedua yaitu Graha Motor akan membayarkan hutangnya kepada PT Federal Motor, untuk itu dalam subsession ini akan dibahas langkah mencatat pembayaran hutang. Pada MYOB, fasilitas pembayaran hutang dapat dicatat pada Pay Bills dalam modul purchases.  Fungsi yang sama juga terdapat pada Pay Bill pada modul banking.

Ikuti Langkah-langkah berikut :

1. Pada modul Purchases, klik pay bills untuk mengaktifkan kotak dialog Pay bills.
2. Opsi Pay from account telah ditandai, dengan akun pembayaran hutang yaitu Bank Abadi hal ini sesuai dengan pengaturan pada link Purchases Account Part 2 terdahulu.
3. Kemudian klik anak panah pada bagian supplier, pilih penyalur PT Federal Motor dari kotak dialog Select From list, lalu klik Use supplier.
4. Rincian hutang kepada PT Federal Motor ditampilkan.
5. Perhatikan kembali Gambar 4.16 tempatkan kursor klik kolom Date ketik tanggal pelunasan 13/01/07.
6. Tekan tombol tab, pada kolom Amount ketik 16000000.  Berikutnya klik di kolom Amount Applied, nilai pembayaran akan ditampilkan.
7. Tekan tombol tab, hasilnya kolom Total Applied juga akan terisi dengan nilai pembayaran.
8. Klik tombol Record untuk menyimpan pembayaran hutang kepada PT federal Motor.
9. Transaksi telah disimpan, kotak dialog Pay bills ditampilkan kembali dalam keadaan kosong, klik tombol Cancel untuk menutup kotak dialog ini.

D. Mencatat Retur Pembelian.

Retur pembelian dapat terjadi karena perusahaan mengembalikan barang yang telah dikirim kepada penyalur, hal ini bisa terjadi karena adanya barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan, atau terdapat kerusakan pada barang yang diterima.  Pencatatan retur pembelian akan mengakibatkan berkurangnya saldo akun hutang dan persediaan.

Untuk mencatat retur pembelian yang terjadi pada transaksi soal 3, ikuti langkah berikut:

1. Pada modul purchases, klik purchases register untuk mengaktifkan kotak dialog Purchases register.
2. Dalam kotak dialog Purchases register klik tab returns dan debits dan klik tombol New Purchase, untuk memasukkan transaksi retur pembelian.
3. Selanjutnya tampil kotak dialog Purchases – New item, tekan tombol tab pilih nama supplier PT Federal Motor dari kotak dialog select from list, lalu klik tombol Use supplier.
4. Atur format Layout menjadi item.
5. Klik kolom purchase # ketik kode retur R-001.  Tekan tab.
6. Pada kolom date isi tanggal transaksi ketik 22/01/07.  kemudian tekan dua kali tombol tab.
7. Dalam kolom received ketik -1  tekan tiga kali tombol tab.
8. Selanjutnya tampil kotak dialog select from list, pilih Tossa Prima lalu klik tombol Use item.
9. Tekan tombol tab.  Hasilnya kolom price dan total akan terisi.  Pastikan kolom tax sejajar dengan kolom Freight terisi dengan PPN.
10. Langkah terakhir klik tombol record, untuk menyimpan transaksi retur pembelian ini.
11. Kotak dialog Purchases – New item akan ditampilkan kembali dalam keadaan kosong, klik tombol cancel untuk menutup kotak dialog ini.
12. Anda akan dibawa kembali pada kotak dialog Purchases Register, hasil  pencatatan retur pembelian untuk transaksi nomor 3 akan ditampilkan disini. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog ini.

E.Menampilkan, Memperbaiki, dan Menghapus Jurnal Transaksi.

1. Menampilkan Jurnal Transaksi

Untuk menampilkan saldo awal hutang, jurnal pembelian, pembayaran maupun retur pembelian yang telah Anda buat sebelumnya.  Ikuti langkah berikut:

1. Dalam modul purchases klik transaction journal untuk mengaktifkan kotak dialog Transaction journal. 

2. Untuk menampilkan saldo awal hutang, jurnal transaksi pembelian dan retur pembelian, pastikan anda berada pada tab purchases, selanjutnya dalam kolom Dated from ketik 01/01/07, tekan tab lalu pada kolom To ketik 31/01/07, lalu tekan tab lagi untuk menampilkan jurnal transaksi.

3. Sedangkan untuk menampilkan jurnal transaksi pembayaran Anda klik tab Disbursements.

2. Memperbaiki Jurnal Transaksi

Apabila pada saat semua jurnal transaksi telah ditampilkan, maka perhatikan, jika dalam pencatatan jurnal terjadi kesalahan atau kekurangan anda dapat memperbaiki kesalahan ataupun kekurangan tersebut dengan cara sebagai berikut :

1. Pastikan kotak dialog Transaction Journal masih dalam keadaan aktif.
2. Selanjutnya klik anak panah pada jurnal yang akan diperbaiki.
3. Kotak dialog Purchases – Edit item ditampilkan.
4. Perbaikilah, lalu klik tombol OK untuk menyimpan hasil perubahan yang telah dilakukan.
5. Anda akan dibawa kembali dalam kotak dialog Transaction journal, perubahan yang telah dilakukan akan ditampilkan dalam kotak dialog ini.

3. Menghapus Jurnal Transaksi

Bila transaksi pembelian, retur pembelian dan pembayaran yang telah kita catat ternyata salah atau tercatat 2 kali, anda dapat menghapusnya dengan langkah sebagai berikut :

1. Pastikan kotak dialog Transaction journal masih dalam keadaan aktif.
2. Selanjutnya klik anak panah salah satu jurnal transaksi pada kotak dialog transaction jurnal yang akan dihapus.
3. Setelah kotak dialog Purchases-Edit item ditampilkan, berikutnya klik menu edit I delete purchase.
4. Hasilnya transaksi akan terhapus dari kotak dialog Transaction journal.
5. Terakhir klik tombol close, untuk menutup kotak dialog transaction journal.

4. Laporan Pembelian.

Anda juga dapat menampilkan laporan jurnal transaksi yang dibuat dari record journal entry dengan periode tanggal yang terpilih.  Laporan ini nantinya dapat dikirim ke program lain missal ke Microsoft Excel.  Ikuti langkahnya berikut :

1. Dari jendela Command centre, anda klik Commmand Panel: Reports, lalu klik Purchases.
2. Kemudian tampil jendela Index to reports, untuk menampilkan laporan pembelian per penyalur dalam kotak name pilih Supplier I Purchases Detail lalu klik tombol customize.
3. Pada kotak dialog Report customization ditampilkan.  Tentukan periode laporan pada kolom  dated from ketik 01/01/2007 dan kolom To 31/01/07, kemudian klik tombol display.
4. Hasilnya laporan pembelian, retur pembelian dan pembayaran akan ditampilkan per penyalur pada jendela Report Display sesuai periode laporan yang telah ditentukan.
5. Laporan ini dapat langsung anda cetak dengan mengklik tombol print atau jika anda ingin men-export ke program lain klik tombol Send to misal ke program Excel maka klik Send to I excel, tampilan laporan pada jendela Excel.