MYOB part 3 General Journal

Pada tutorial terdahulu, anda telah memasukkan data akuntansi manual Graha Motor, selanjutnya adalah tahap pencatatan transaksi keuangan yang terjadi pada tahun 2007.

Jurnal Umum (General Journal) digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang tidak sesuai untuk dimasukkan ke modul banking, sales, time billing, purchases dan payroll, namun anda tetap dapat memanfaatkannnya untuk mencatat semua transaksi jika anda tidak ingin mamanfaatkan fungsi tiap modul Command centre lainnya.

A. Mencatat Jurnal Umum.

Sebelum anda memulai mencatat jurnal trandsaksi yang terjadi, berikut beberapa kebijakan akuntansi perusahaan :

1. Perusahaan menggunakan sistem data tidak tetap (fluktuasi) untuk mengelola dana kas kecil.

2. Pengeluaran yang menggunakan kas kecil adalah tidak lebih dari Rp 1.000.000 jika lebih artinya merupakan pengeluaran untuk akun kas.

3. Biaya konsultan pajak dibayarkan setiap tanggal 3 dan 17 sebesar Rp 75.000.

4. Mulai tahun 2007 ini Graha Motor menyewa gedung perkantoran,  dan biaya sewa gedung sebesar Rp 3.500.000 dibayar setiap tanggal 8 januari setiap tahunnya.

5. Rekening air, listrik, dan telepon dibayarkan setiap tanggal 12 setiap bulannya.

6. Pengakuan penyusutan perlengkapan, penyusutan peralatan, dan penyusutan gedung dilakukan setiap tanggal 28 setiap bulannya.

Traksaksi Graha Motor selama periode Januari 2007 adalah sebagai berikut:

1. 3 Januari, dibayar biaya konsultan pajak senilai Rp 75.000.
2. 6 Januari, pembelian materai Rp 120.000.
3. 8 Januari, pembayaran sewa gedung untuk tahun 2007.
4. 12 januari, perusahaan membayar biaya listrik, air dan telepon masing-masing sebesar Rp 55.000,  Ro 45.000 dan Rp 120.000.
5. 17 Januari, dibayar biaya konsultan pajak.
6. 20 Januari, pembelian perlengkapan kantor tunai Rp 300.000.
7.  28 Januari nilai penyusutan adalah Rp 100.000 untuk perlengkapan, Rp 200.000 untuk peralatan, dan Rp 500.000 penyusutan gedung.

Dari contoh kasus di atas, untuk mencatatnya ke dalam Journal entry ikuti langkah berikut :

1. Buka program MYOB Accounting plus v13, buka file Graha Motor anda.

2. Dalam Jendela Command centre aktifkan modul accounts.

Mengaktifkan Modul Accounts.

3. Selanjutnya dalam modul accounts, klik record journal entry untuk menampilkan kotak dialog Record Journal Entry untuk menampilkan kotak dialog record journal entry.  Lihat gambar di bawah ini :

Kotak Dialog Record Journal Entry.

4. Pada kolom general Journal #, secara default myob menurunkan kode transaksi, lalu pada kolom date ketik 03/01/07.

5. Tekan tombol tab, pada kolom memo ketik biaya konsultan pajak  sebagai keterangan trasaksi.

6. Tekan dua kali tombol tab, pada kotak dialog Select from list anda ketik nomor akun 6-0040 di kolom look for kemudian klik  tombol New. Lihat gambar di bawah ini :

Menyeleksi Akun.

7. Akun tersebut akan diganti dalam bahasa Indonesia selanjutnya tampil kota edit account. Tekan tombol tab pada kolom account name  anda ketik pembayaran akuntansi lalu klik OK. Lihat gambar di bawah ini :

Meng-edit Nama Akun.

8. Kembali ke kotak dialog Record Journal Entry tekan tombol tab cari nama akun pembayaran akuntansi dari kotak select from list lalu klik use account.

9. Pada kolom debit ketik 75000 sebagai nilai transaksi, perhatikan soal 1 sebagai panduan.

10. Tekan tombol enter untuk sampai pada kolom Acc# lalu tekan tombol tab cari nama akun kas kecil     dari kotak select from list kemudian klik use account (karena nilai transaksi tidak lebih dari Rp 1.000.000).

11. Tekan tombol tab otomatis MYOB akan menampilkan nilai trasaksi pada kolom Credit untuk mengimbangi kolom Debit yaitu senilai 75000. Hasil pencatatan trasaksi pertama dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Pencatatan Transaksi Pertama.

B. Menyimpan Transaksi Berulang.

Transaksi yang terus berulang pada waktu tertentu dapat anda simpan ke dalam save recurring, sehingga jika suatu waktu anda memerlukannya cukup memanggil jurnal tersebut tanpa harus mencatatnya kembali.

Sebagai contoh kasus perhatikan soal 1 dimana Graha Motor akan terus membayar konsultan pajak tiap bulannya.  Untuk mencatat transaksi tersebut sebagai Recurring Journal Entry ikuti langkah berikut :

1. Pastikan kotak dialog Record journal entry masih dalam keadaan aktif.

2. Selanjutnya klik tombol Save recurring yang akan menampilkan  kotak dialog Save recurring template berikut :

Kotak Dialog Save Recurring Template.

3. Anda dapat mengatur frekuensi perulangan pada kolom frequency dan tanggal perulangan pada kolom Remind every.  Namun untuk soal 1 (baca lagi kebijakan perusahaan ) pengaturan pada gambar “Kotak Dialog Save Recurring Template” telah tepat yaitu setiap tanggal 3 tiap bulannya.  Untuk itu klik tombol Save template.

4. Kembali ke kotak dialog Record journal entry klik tombol Record untuk menyimpan.

5. Untuk mencatat trasaksi nomor 2 anda ulangi langkah pencatatan jurnal transaksi sebelumnya.  Sebagai ilustrasi pengisian akhiri dengan tombol record untuk menyimpan, lihat gambar di bawah ini  :

6. Perhatikan di bawah ini, untuk mencatat transaksi nomor 3, tambahkan akun baru yaitu 1-1500 sewa dibayar dimuka caranya klik tombol New dari jendela Select from list.

7. Pencatatan trasaksi yang berulang pada save recurring template. Perhatikan gambar di bawah ini :

8. Untuk mencatat trasaksi nomor 4, perhatikan gambar di bawah ini :

9. Untuk trasaksi nomor 5 tidak perlu  anda catat dulu karena akan dibahas pada subsesion berikutnya.

10. Untuk mencatat transaksi nomor 6 dan 7, lihat pada gambar di bawah ini :

C. Menggunakan Transaksi Berulang.

Transaksi yang disimpan dalam save recurring template dapat anda gunakan kembali dengan memanfaatkan fasilitas use recurring misalkan transaksi pembayaran konsultan pajak yang merupakan recurring template akan kita panggil pada tanggal 17 januari sesuai dengan transaksi soal no 5.  Berikut cara menggunakan fasilitas Use recurring.

1. Pastikan kotak dialog record journal entry masih dalam keadaan aktif.

2. Selanjutnya klik use recurring yang akan menampilkan kotak dialog select a recurring transaction berikut :

Kotak Dialog Select A Recurring Transaction.

3. Perhatikan gambar di atas. Pilih dengan cara klik transaksi biaya konsultan pajak, kemudian klik tombol OK.

4. Hasilnya trasaksi biaya konsultan pajak akan ditampilkan dalam kotak dialog record journal entry ubah tanggal transaksi ketik 17/01/07 pada kolom date, kemudian klik   tombol record  untuk menyimpan transaksi.

Menampilkan Transaksi Dengan Use Recurring.

5. Tutup kotak dialog  record journal entry dengan mengklik tombol Cancel.

D. Menampilkan, Memperbaiki dan Menghapus Jurnal Umum.

1. Menampilkan Jurnal Umum

Untuk menampilkan   jurnal-jurnal transaksi yang telah Anda buat sebelumnya ikuti langkah berikut:

a. Dalam modul accounts, klik transaction journal untuk menampilkan kotak dialog transaction journal.  Lihat gambar di bawah ini :

Terdapat lima tab dalam kotak dialog ini, diantaranya:

1. General, untuk menampilkan kelompok jurnal umum.
2. Disbursements, untuk menampilkan kelompok jurnal pengeluaran kas.
3. Receipts, untuk menampilkan kelompok jurnal pengeluaran kas.
4. Sales, untuk menampilkan kelompok jurnal penjualan.
5. Purchases, untuk menampilkan kelompok jurnal pembelian.
6. Invntory, untuk menampilkan kelompok jurnal persediaan barang.
7. All, untuk menampilkan semua jurnal.

b. Pastikan tab aktif adalah general, kemudian tentukan tanggal transaksi pada kolom dated from ketik 01/01/07, tekan tombol tab pada kolom to ketik 31/01/07.  lalu tekan tab lagi untuk menampilkan semua transaksi jurnal umum yang terjadi di bulan januari.  Lihat gambar di bawah ini :

Menampilkan Jurnal Transaksi.

2. Memperbaiki Jurnal Umum

Apabila sewaktu anda menampilkan jurnal transaksi maka perhatikan apakah terdapat kesalahan atau kekurangan pada jurnal tersebut. Anda dapat perbaiki jurnal transaksi dengan cara berikut :

a. Pastikan kotak dialog Transaction journal masih dalam keadaan aktif.

b. Kemudian klik anak panah disamping jurnal atau dengan mengklik jurnal yang dimaksud misal pada jurnal 03/01/2007 biaya konsultan pajak.

c. Akan ditampilkan kembali kotak record journal entry untuk jurnal tersebut, Anda tambahkan pada kolom memo menjadi biaya konsultan pajak 1, lalu klik tombol OK. Lihat gambar di bawah ini :

Memperbaiki Jurnal Transaksi.

3. Menghapus Jurnal Umum.

Jurnal yang bisa dihapus adalah jurnal yang masih open (tanda anak panah).  Berikut langkah menghapus jurnal transaksi.

a. Pastikan kotak dialog transaction journal masih dalam keadaan aktif.

b. Kemudian klik anak panah disamping jurnal atau dengan mengklik jurnal yang dimaksud.

c. Akan ditampilkan kembali kotak record journal entry untuk jurnal tersebut.  Dari jendela MYOB accounting, klik menu edit I delete general Journal transaction.

d. Hasilnya jurnal transaksi akan dihapus dari kotak dialog Trasaction Journal, klik tombol close untuk menutup kotak dialog ini.

Klik Menu Edit I delete general journal transaction.

4. Laporan Jurnal Umum.

Anda juga dapat menampilkan laporan jurnal transaksi yang dibuat dari record journal entry dengan periode tanggal yang terpilih.  Laporan   ini nantinya dapat dikirim ke program lain misal ke Microsoft excel.  Ikuti langkahnya berikut :

a. Dari jendelaCommandCenteranda klik Command panel : reports, lalu klik accounts.  Lihat gambar di bawah ini :

Klik Reports I accounts.

b. Kemudian tampil jendela Index to reports tarik scroll bar ke bawah pada bagian Transaction journal anda pilih General journal lalu klik tombol Customize.  Lihat gambar di bawah ini :

Memilih General Journal Report.

c. Pada kotak dialog report Customisation-general Journal, tentukan periode tanggal pada Transaction date from ketik 01/01/07 dan to 31/01/07, kemudian klik tombol display.  Lihat gambar di bawah ini :

Menentukan Periode Transaksi.

d. Report display ditampilkan, anda dapat langsung mencetak laporan ini, dengan mengklik tombol print atau mengirimnya ke program lain untuk diolah, anda klik tombol send to Excel. Lihat gambar di bawah ini :

Laporan Jurnal Umum.

e. Hasilnya laporan jurnal umum atau general jurnal akan ditampilkan dalam lembar kerja excel dengan nama file genjrl1.

f. Klik close untuk menutup jendela excel ini.

g.Apabila muncul kotak konfirmasi yang menanyakan apakah anda ingin menyimpan data ini klik Yes. Lihat pada gambar di bawah ini :

Laporan Jurnal Umum Pada Microsoft Excel.

h. Kotak dialog save as ditampilkan, tentukan lokasi penyimapanan pada kolom Save in, dan dalam kolom file name ketik nama laporan jurnal umum.  Terakhir klik Save. Lihat gambar di bawah ini :

Kotak Dialog Save As.

i. Aktifkan jendela Myob accounting anda, klik close untuk menutup jendela report display ini.

j. Setelah anda menjalankan langkah sembilan, anda akan dibawa kembali pada kotak dialog Index to reports.

k. Dalam kotak name pada bagian accounts pilih general ledger (detail), kemudian langsung klik tombol display, karena pengaturan periode sebelumnya masih berlaku, jika anda tidak menutup kotak dialog Index to reports.

Memilih General Ledger (detail) Report.

l. Hasilnya semua transaksi akan ditampilkan dalam jendela report display, tampilan akan tersusun sesuai dngan urutan kode dari nama akun dengan periofde yang telah ditentukan.

m. Klik close untuk menutup jendela report display.

n. Terakhir klik close untuk menutup kotak dialog Index to reports. Lihat gambar di bawah ini :

Report display – general ledger (detail)